Bár az elmúlt néhány évben a koronavírus miatt szinte minden esemény átkerült az online térbe, a korlátozások lazításával lassan visszatérhetünk a személyes találkozókhoz. Idén már egyre több rendezvény és konferencia kerül megrendezésre az „offline” térben. Viszont mielőtt belekezdünk egy rendezvény szervezésébe, jó néhány dolgot érdemes átgondolni, és csak ezután a tettek mezejére lépni. Cikkünkben megmutatjuk, hogy mi mindenre lesz szükséged, ahhoz, hogy profi rendezvény kerekedjen ki a gondolataidból.
Milyen típusú rendezvényt szervezel?
Az események tárháza szinte végtelen, ezért mielőtt belevágsz a szervezésbe, pontosan meg kell határoznod, hogy milyen típusú rendezvényt is szervezel. Milyen céllal vágsz bele, és milyen üzenete lesz? Másképpen kell hozzáfogni ugyanis egy workshop megszervezéséhez, ahol interakció is várható, esetleg a résztvevőknek speciális eszközökre lesz szüksége – ilyen esetben át kell azt is gondolni, hogy ezeket ki fogja biztosítani számukra. Szintén más konstrukcióban kell gondolkodni, ha a meghívottak csak hallgatóságként lesznek jelen. Legyen szó céges vacsoráról, csapatépítésről, konferenciáról, vagy workshopról, minden esetben jól át kell gondolni a szervezés lépéseit, hogy biztosan semmi ne csússzon el.
Mire kell leginkább odafigyelni a szervezés során?
Ha egy néhányfős csapatépítőt szervezel, akkor viszonylag egyszerű az időpont meghatározása. Ilyen esetben javasolt két-három lehetőséget kiválasztani és a céges kommunikációs csatornán szavazásra bocsátani.
Ha nagyobb eseményről van szó, akkor a szavazást inkább hagyd ki, helyette határozz meg egy napot, melyet már kész tényként küldesz szét a lehetséges résztvevőknek.
Mielőtt kitűződ a pontos időpontot nézd meg, hogy lehetőleg ne essen munkaszüneti napra, vagy hosszú hétvégére, mert ilyenkor sokan inkább a családdal töltik az időt. Illetve azt is érdemes előre tisztázni, hogy a kinézett helyszínnek megfelel-e a dátum, ellenben másik után kell nézni.
A helyszín kiválasztása az egyik alappillére a profi rendezvény szervezésének, hiszen ezen múlik, hogy hány fő vehet részt az eseményen, milyen technikai lehetőségeid lesznek, illetve milyen hangulata lesz a rendezvénynek. Ezért amikor a helyszín kiválasztásának nekilátsz már érdemes azzal tisztában lenned, hogy milyen eszközökre, fényviszonyokra, befogadóképességre, és parkolási lehetőségre lesz szükséged, és nem mellékes, hogy milyen a megközelíthetőség. Lehet, hogy találsz egy mindenben megfelelő helyszínt, azonban képtelenség megközelíteni – ilyenkor vagy el kell, hogy engedd ezt a helyszínt, vagy érdemes gondoskodni az utaztatásról.
Főként nagyobb rendezvények, konferenciák szervezése esetén fontos gondoskodni arról, hogy a szervező csapat tagjai hogyan fognak egymással kommunikálni. Erről hajlamosak vagyunk megfeledkezni, hiszen annyi lebeg a szemünk előtt, hogy ott lesznek a stábtagok egy helyszínen.
Azonban például egy fesztivál esetén akár kilométerek is elválaszthatják a szervezőket egymástól. Ilyen esetben vagy mindenki tudja a másik telefonszámát, vagy kommunikáljatok walkie-talkie segítségével.
Utóbbi sok szempontból hasznos megoldás, hiszen nem kell a térerővel foglalkozni, és azzal sem, hogy telefonszámot cserélgessünk. Elegendő a megfelelő frekvenciára hangolni a készülékeket.
Lesz étel vagy sem? Komoly kérdés, hogy milyen vendéglátásban részesülnek a résztvevők. Büféasztal, kiszolgáló pult, csak ital vagy étel is? Persze mindez függ a rendezvény létszámától és hosszától, éppen ezért már a szervezés elején érdemes gondolkodni rajta. A legkisebb rendezvényeken is szokás legalább egy-két tál pogácsával készülni a meghívottaknak, esetleg kávéval, üdítővel. Egésznapos rendezvény esetén pedig akár egy többfogásos ebédet is meg kell, hogy szervezz. Elképzelhető, hogy tudja a helyszín biztosítani, de nem kizárt, hogy külső szolgáltatást kell igényelni.
A helyszín meghatározó lehet a rendezvény arculatának kialakításában is, ezért ha van egy határozott elképzelésed, akkor jó döntés, ha letisztult épületet választasz, ami minden kitételnek megfelel. Egyéb esetben pedig csak azt kell megálmodnod, hogy hogyan tudod ötvözni a helyszín adta lehetőségeket a saját elképzeléseiddel.
Fontos, hogy tükrözze a megjelenés a vállalkozásodat, és az esemény célját. A dekoráció sokszor nem tűnik fontosnak, pedig komolyan meghatározza az eseményt.
Egy rendezvény megszervezése, bárhonnan is nézzük, komoly feladat. Nagyon sok mindenre kell gondolni, és sok esetben szervezés közben jönnek a gondok és a további kérdések. Éppen ezért az időpontot érdemes úgy meghatározni, hogy legyen idő a nem kívánt fennakadások megoldására is, illetve a meghívók kiküldésére, és minden egyéb feladatra. Ne becsüld alá az időt, sajnos ilyen esetben gyorsabban telik, mint kellene!
